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柔道整復師のカルテの保存期間と保存の効率的な方法?

更新日:

こんにちは、今回は柔道整復師になられて管理柔整師の立場になって院長として責任を負う立場の方向けの内容になりますが、カルテを作成してから保存する際の必要な期間と一般的に行われている保存の方法をご紹介します。

 

 

柔道整復師のカルテの保存期間は5年です

 

チェック

 

分かり易く言うと、初診の際や初検料が算定する状況などの出力した時から5年になります。

 

 

 

結構間違えている方が多いんですが、その患者様自体が来られなくなって5年間経過しないとカルテを全て処分できないって考えがありますが、実はそれは違いますよって所を説明していきましょうか。

 

 

カルテは初検や初診からカウントして5年の意味

 

 

頭の文字がカルテとありますので、患者様がではありません。

 

 

 

その為、例として初診で初めて来院されて治療された方が通院が空いた際は、そのカルテは中止処理してますが(中止処理したら基本的には新しいカルテを使う)、1か月以上空いて来られた際は初検料の算定の条件に当てはまるので新たにカルテを出力しますね。

 

 

 

※中止処理を始めとしたカルテの処理方法は柔道整復師のカルテの書き方は結構簡単です。柔道整復師のレセプトは負傷原因が必要になった!を抑えておくといいでしょう。

 

 

 

という事で、カルテ自体は通院が続くほどどんどん増えていきますが(1か月空きなども含め)、じゃあ5年の保存の基準を話していきましょう。

 

 

 

これは簡単に言いますが、出力したカルテが5年経過したら、その後のカルテも5年経過する毎に処分するという意味になります。

 

 

何故カルテの保存が5年と保存期間が設けられているのか?

 

疑問をもつ 画像

 

 

これは単純に、お互い(整骨院側、監査側)が5年以上のカルテになると管理が難しくなってしまうからです。)

 

 

 

それは例えば整骨院側の理由として、貴方が30年間整骨院をやっている、もしくは管理柔整師として院長でやっている場合なんですが、30年分のカルテってなると物凄い量になるのは想像できるでしょうか?

 

 

 

恐らくしっかりまとめ易く直したにしても、該当する内容を取り出すときは大変だと思うし、増えれば増えるほど場所を取ってしまうので30年となると、部屋の畳2つ分以上の場所が埋まるんですね。

 

 

 

そして、もう一つの理由が監査をする立場の方からしたら、そんな膨大な量のカルテを確認するのは正直骨が折れるでしょうから、しかしある程度を遡って調査をカルテそ調査しないとしけないので5年と期間を設けているという事になります。

 

納得

 

※監査の時間も一日で終わる内容になるので、基本的に最近の内容として5年未満のものを範囲としないと、1日で終わらないし集中的に内容を観察できないので5年未満の量で指定される事が多いですね。

 

 

基本的に今現在のカルテの内容で保険者にとって大事な事は、最近の意味で言う部位転がしなどの不正を行われていないかの確認をする事を優先されているので(詳しくは整骨院の保険での不正は見えない所で行われている※閲覧注意を参照ください)、量よりもカルテ内の質をしっかり行うようにしてくださいね。

 

 

柔道整復師のカルテの保存期間に対して分かり易い保存の収納の仕方と対策

 

対策

この状況が発生する状況は通院されてから1か月以上空きがあって中止処理をされた方が対象になりますので、それ以外はしっかり通院されているという事になるので、先ずは継続して通院されている方と、中止処理をした方のカルテを分けておきましょう。

 

 

継続して通院されている患者様のカルテの収納方法

 

 

これは実際に中止処理を行わず継続されているという事でしたら、受付の中にでもア行からワ行までの区切りをつけた棚に入れておくとよいでしょう。

 

 

 

ただ、その中で整骨院の通院されている患者様って結構多くなればなるほど、サ行だったりハ行だったりと極端に多い箇所が出てきませんか?

 

 

 

そこで豆知識なんですが、ア行~ワ行の棚をもう一つ並べて置きましょう。

 

 

 

何故ってなるかもしれませんが、勿論それだけでは効率が悪いので、私の場合はレセプトを書いてもらう際に本人か家族で間違う可能性って結構高いんですよ。

 

 

 

そういう時に棚の一番上にでも続柄を本人と、もう一つの棚の一番上の方にでも続柄を家族って書いておく事によって、月初めのバタバタするときは、続柄本人の棚からカルテを取り出すときは迷わず本人の署名をして頂き、続柄家族の棚から取り出した際は一旦カルテを確認できる状況が出来るので、署名ミスは減ってきます。

 

確認

 

その為受付に置いているカルテの収納も普通に収納するのではなく、レセプトの署名の間違い対策としておいてみると効果が上がりますよ。

 

 

中止カルテを処理した際の保存方法(初めて行う方向き)

 

初心者

 

まず初めてカルテを中止して処理をする際には用意する道具があります。

 

 

 

それはA4の用紙が入りかつ多く数が入るファイル9個、穴あけパンチ、ホッチキスを用意しましょう。(どれも100円均一にあります)

 

 

 

簡単になんですが(あくまでも私がやっている方法なので、もしあなたの収納の仕方が良いという場合はその方法で構いません)毎月の上旬にでも受付のカルテの棚から中止の対象のカルテを集めましょう(レセコンで確認しながらでも前月分ですが、うっかり前々月もあります)

 

 

 

そしてそれぞれのカルテに対して中止の処理をしてカルテをクリアファイルから取り出してホッチキスでまとめて止めましょう(その際は保険証は上か下か必ずカルテの逆側の端に見えるように重ねるようにしてください)その後でカルテの左側に穴あけパンチで穴を空けておきましょうか。

 

 

 

これで中止処理をしたカルテが、ホッチキス止めと穴あけパンチをし終わった状態になるのですが、ここからA4のファイルに収納する事になります。

 

 

 

収納する際はファイルをア行からワ行まで区切りましょう。(再診で来られた際の保険証を確認するとき面倒ですので)

 

 

 

そして中止カルテのア行からワ行まで分けて収納しましょう。

 

 

 

収納したらそのファイルに何年度と必ず書いておきましょう。(これが無いといつの年の治療した患者様か分からなくなるので)

 

注意事項

 

その為この方法はその年の分の中止カルテの対象の処理にしか使えません。

 

 

 

実際初めは2年越しでやっていたんですが、量が多すぎて探すのが大変になった事があるので、出来るだけ分かりやすい様にする為に1年分がベストだと思います。(監査の対策がしやすいという声も多かったので)

 

 

 

で、収納したカルテが6年経過(5年経過してるとは言ってもギリギリ5年経過してるかしてないかを探すのが面倒なので)したら、シュレッダー)で処分してゴミに出しましょう。

 

 

5年経過したカルテは本当に直ぐ処分しないと後が面倒ですよ!

 

制止する画像

 

これは本当に経験した事ですが、実際に経過する前から処分する準備をしといた方がいいと言っても過言ではないでしょう。

 

 

 

特に毎日100人以上の来院がある場合は、当然経過していくごとに増えていくという事にもなりますので、当たり前ですけど溜まっていくんで、放置して後から一気にってしても面倒なんですよ。(まあ処理業者に委託するのであればそのままでいいですよ!)

 

 

 

もしご自身で処分をするというのなら4年半超えたあたりから選別して、準備をしていて5年経過した瞬間に処分作業を始めるという感じでした方が面倒ではあるんですが、まだ一気に行うよりはマシですね。(毎月行わなければいけないが、その方が量は12分の1になるので全然負担が違います。)

 

 

 

本当に1年分まとめて行うって方法は正直面倒臭いので推奨できません。

 

結論

 

 

柔道整復師のカルテの保存期間は5年になりますが、普通に収納しているだけだと、いざ探すとなると結構大変なものになるし監査対策となると全部そ揃っているかどうか不安にもなってしまいますので、私が紹介した方法が一番無難で分かり易く保存が出来ました。

 

 

 

勿論私より分かり易く効率の良い保存の仕方が出来る方も多くいらっしゃると思いますので、もしよろしければコメントを頂けたらと思います。

 

 

 

 

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